4 erros na videoconferência corporativa e como resolvê-los

Aprenda quais são os principais erros cometidos ao fazer uma videoconferência, que acabam estragando a experiência e dando má fama a essa ferramenta, que pode ser uma incrível aliada à produtividade.

Se você já utilizou videoconferência no seu escritório, achou a experiência ruim e agora prefere evitá-la, fazendo todas as reuniões presencialmente, esse conteúdo é para você.

Imagine a situação: você resolveu implementar a videoconferência na sua empresa. Comprou uma televisão e uma webcam qualquer que encontrou na internet, e montou a sala, entusiasmado para começar a fazer suas reuniões. Mas ao iniciar a primeira videoconferência, a imagem fica travando, você não consegue escutar a pessoa que está participando remotamente porque o áudio está ruim, e no final, você está desconfortável e desanimado, pois gastou tempo e dinheiro com algo que não valeu a pena.

Já passou por isso? E se a gente te contar que até mesmo a posição da televisão pode mudar drasticamente a qualidade da sua reunião por vídeo? Confira abaixo os erros mais comuns ao fazer uma videoconferência.

 

ERROS COMUNS

1- Comprar qualquer webcam.

A webcam, apesar de ser o primeiro equipamento que pensamos ao falar sobre videoconferência, não é a mais indicada para salas de reuniões. As webcams profissionais são perfeitas para reuniões individuais, pois são simples de instalar e focam perfeitamente em uma pessoa. Porém, devido à falta de configurações extras e de processamento dentro do hardware, elas não são viáveis para reuniões corporativas em salas de videoconferência.

2- Não levar em consideração a iluminação da sala.

Uma sala mal iluminada vai piorar consideravelmente a qualidade da sua videoconferência. Em um local com pouca ou excessiva iluminação, a câmera de videoconferência terá dificuldade em captar bem os participantes da reunião.

3- Utilizar Wi-Fi.

A conexão Wi-Fi, por ser sem fio, acaba sendo mais instável. Várias coisas podem interferir nessa conexão, como paredes, dispositivos eletrônicos, espelhos, etc. Quanto mais instável a conexão, mais a videoconferência vai oscilar, podendo até mesmo, em alguns casos, desconectar no meio de um assunto importante da reunião.

4- Utilizar um software com licença gratuita.

Vários aplicativos de videoconferência no mercado possuem uma versão gratuita, o que acaba sendo uma ótima ferramenta para reuniões casuais. Normalmente, essa versão possui um limite de tempo pequeno por reunião e menor qualidade de vídeo e áudio para atender à grande demanda. Para videoconferências corporativas, esse tipo de licença gratuita não é um recurso viável a longo prazo.

 

O QUE INFLUENCIA A EXPERIÊNCIA DE UMA VIDEOCONFERÊNCIA?

Uma videoconferência não precisa ser algo desgastante e improdutivo. Já existem no mercado todas as ferramentas necessárias para fazer videoconferências de alta qualidade e otimizar o seu tempo. Não é somente a qualidade da câmera utilizada. Existem vários pontos que vão interferir na experiência da videoconferência. Vamos entender cada uma delas?

• • Televisão: o tamanho da TV (em polegadas) deve ser adequado para a distância entre ela e a mesa. Além disso, a posição vertical do televisor na parede também vai influenciar o uso da videoconferência.
  • Internet: escolher um bom provedor e a velocidade vai influenciar diretamente a qualidade das suas reuniões por vídeo.
  • Software: existem vários aplicativos de videoconferência hoje em dia no mercado, sendo alguns melhores do que outros, dependendo da necessidade de cada usuário. Empresas grandes normalmente precisam adquirir licenças corporativas de softwares para comportar a grande demanda.
  • Equipamentos e hardwares: quando falamos em videoconferência, muitas pessoas pensam instintivamente em webcams. O que é preciso entender é que, em um contexto profissional, é necessário investir em equipamentos específicos para esse tipo de reunião. Existem inúmeros no mercado, com vários fabricantes e propósitos diferentes. Dependendo do escolhido, será necessário ter um computador ou notebook com um bom hardware.
  • Posicionamento: assim como a televisão, a posição dos equipamentos deve ser pensada estrategicamente de acordo com o tamanho da sala e a quantidade de participantes das videoconferências.
  • Iluminação: uma sala mal iluminada vai afetar negativamente a qualidade da imagem. Por outro lado, uma janela de frente para a câmera da sala pode estourar a imagem e escurecer os participantes. Portanto, planejar a iluminação é extremamente importante ao montar a sala.

Esses são alguns dos pontos que precisam ser considerados ao pensar em montar uma sala de videoconferência para que a experiência seja proveitosa. Agora, vamos entrar em cada um com mais detalhes.

 

EXPLORANDO CADA PONTO

Televisão

• Quantidade: dependendo do propósito das reuniões por vídeo da sua empresa, é indicado a instalação de duas ou mais televisões, ou até mesmo a montagem de um video wall.
• Tamanho: o tamanho da TV deve ser grande o suficiente para que até quem está mais distante consiga enxergar as informações na tela.
• Posição: o ideal é que a parte inferior da televisão fique rente ao tampo da mesa, de forma que os participantes presentes não precisem olhar para cima. Essa posição simula que os participantes remotos estão sentados na mesa, além de evitar o desconforto de ter que olhar para cima durante toda a reunião.

Internet

• Provedor: escolher um provedor de internet de qualidade é tão importante quanto a velocidade. Opte por uma operadora que tenha planos específicos para empresas e boa reputação. Solicite um ponto de internet na sala de videoconferência para utilizar o cabo Ethernet nas reuniões, que tem menos perda do que o Wi-Fi.
• Velocidade: além das videoconferências, que consomem parte da velocidade da internet, é preciso levar em consideração quantas pessoas utilizam a internet na sua empresa e para quais propósitos, e então calcular qual será o melhor plano. Muitas empresas fornecedoras desse serviço possuem pessoas preparadas que podem te ajudar a escolher.

Software

• Plataforma: existem tantas no mercado atualmente que parece difícil escolher. Algumas delas são focadas especialmente no serviço de videoconferência, como Zoom, Google Meet, GoToMeeting, entre outras. Já outras empresas resolveram oferecer uma plataforma mais completa com outras ferramentas de colaboração, como o Microsoft Teams.
• Licença: após escolher a plataforma que se encaixa com a sua necessidade, é preciso analisar qual tipo de licença é ideal para a sua empresa. Quase todas as plataformas possuem planos corporativos para empresas pequenas, médias e grandes. Caso você fique confuso com todas as possibilidades, existem empresas que podem te ajudar a escolher o plano que combina mais com a sua demanda, como a Videobrax.

Equipamentos

• Kits de videoconferência: assim como os softwares, a grande quantidade de equipamentos específicos para videoconferência corporativa hoje no mercado pode causar confusão. Cada equipamento é pensado para um propósito específico, como o tamanho da sala de reunião e a quantidade de participantes. Existem câmeras com diversos ângulos de abertura, resoluções, zoom, inteligência artificial, etc. Da mesma forma, existem microfones de mesa que captam dentro de um diâmetro específico, que vai depender da sala. Também é possível encontrar equipamentos que são 3 em 1: câmera, microfone e alto-falante, em formato de barra. Dependendo do tamanho e do propósito da sala de reunião, pode ser necessário instalar mais de uma câmera e mais microfones.
• Computador/Laptop: dependendo do equipamento que você escolher, será necessário adquirir também um PC para a sala de reunião ou sempre ter um laptop disponível. Hoje em dia, a maioria dos equipamentos profissionais funciona com conexão USB, o que os torna muito mais flexíveis para serem utilizados com qualquer software (exemplos: Logitech Group e GoPresence Teams).

Posicionamento

• Quantidade: como já abordamos em outros tópicos, dependendo do tamanho e layout da sala, pode ser necessário a instalação de uma quantidade maior de equipamentos para cobrir todos os pontos da sala e todos os participantes.
• Espaçamento: seja com um ou mais equipamentos, a posição de cada um é muito importante para que a reunião seja confortável e de boa qualidade. O microfone deve estar em um local que capte a voz de todos os participantes, a câmera deve estar em uma superfície reta e de frente para a mesa, e o alto-falante deve projetar o som de forma uniforme para que todos consigam ouvir.

Iluminação

• Janela: o ideal é que a janela fique atrás da câmera, caso contrário, a imagem pode ficar estourada e, consequentemente, de baixíssima qualidade. Se não for possível esse posicionamento, coloque cortinas blecaute e invista na iluminação artificial.
• Iluminação artificial: é importante planejar a iluminação da sala para que todas as partes fiquem visíveis e uniformemente iluminadas. Exagerar nas luzes pode deixar tudo claro demais, enquanto colocar menos luz pode deixar o ambiente escuro. Estude bem os tipos e formatos de lâmpadas para que o ambiente seja iluminado de forma harmônica. Uma boa iluminação ajuda muito na qualidade da imagem.

Extra

• Gerenciamento de cabos: além de uma questão estética, é importante manter os fios organizados e, de preferência, escondidos. Isso evitará possíveis danos nos cabos, que podem afetar negativamente a qualidade da sua videoconferência.

 

CERTO, E AGORA?

Agora que você já entendeu os principais pontos que influenciam a qualidade da videoconferência, você está pronto para montar a sala de reunião da sua empresa de forma profissional e com alta performance. Lembre-se de considerar todos os aspectos abordados, desde a escolha dos equipamentos até a iluminação adequada. Com uma sala bem preparada, suas videoconferências serão produtivas e de alta qualidade.

 

AINDA PRECISO DE AJUDA

Se você leu esse conteúdo e entendeu a importância de planejar bem sua sala de reunião, mas ainda precisa de ajuda, na Videobrax estamos aqui para auxiliá-lo. Oferecemos um serviço de consultoria gratuito, onde nossos especialistas irão analisar a sua sala de reunião e recomendar os equipamentos e softwares necessários, de acordo com as suas necessidades e objetivos. Este serviço não possui nenhum compromisso, e você pode solicitar um orçamento sem custo. Nossa equipe terá prazer em ajudá-lo a criar uma sala de videoconferência profissional e de alta qualidade. Entre em contato conosco e aproveite essa oportunidade de obter suporte especializado.